Le siège social d’une entreprise est un élément essentiel pour sa vie juridique et fiscale. Il constitue l’adresse officielle de la société et détermine notamment sa nationalité, son régime fiscal et les tribunaux compétents en cas de litige. Or, il arrive parfois que les entrepreneurs souhaitent ou doivent changer le siège social de leur entreprise pour diverses raisons (économiques, stratégiques, etc.). Dans cet article, nous vous expliquerons les étapes à suivre pour effectuer ce changement en toute légalité et en respectant les formalités requises.
Première étape : prendre la décision de changer le siège social
Le changement du siège social d’une société doit être décidé par ses dirigeants selon des modalités prévues par la loi ou les statuts de l’entreprise. Dans les sociétés anonymes (SA), la décision relève généralement du conseil d’administration ou du directoire. Pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL) et les sociétés par actions simplifiées (SAS), c’est le gérant ou le président qui prend cette décision.
Toutefois, il est important de vérifier dans les statuts de votre société si une procédure spécifique est prévue pour le changement du siège social. Par exemple, certaines sociétés exigent une décision prise en assemblée générale extraordinaire des associés ou actionnaires.
Deuxième étape : choisir le nouveau siège social
Le choix du nouveau siège social doit être fait en tenant compte des objectifs et des contraintes de la société. Il peut s’agir d’un déménagement pour se rapprocher de ses clients, de ses fournisseurs ou pour bénéficier d’une meilleure visibilité. Le siège social peut être fixé :
- au domicile du représentant légal de la société (gérant, président, etc.), sous certaines conditions et pour une durée limitée ;
- dans un local commercial ou industriel loué ou acheté par la société ;
- dans une pépinière d’entreprises, un espace de coworking ou un centre d’affaires proposant des services de domiciliation.
Il est également possible de transférer le siège social à l’étranger, mais cela implique généralement des formalités plus complexes et des conséquences fiscales importantes. Il est donc recommandé de consulter un avocat spécialisé avant d’envisager un tel changement.
Troisième étape : modifier les statuts de la société
Le changement du siège social entraîne une modification des statuts de la société. Cette modification doit être constatée dans un acte juridique écrit (procès-verbal de réunion, décision unanime des associés, etc.) mentionnant :
- la date à laquelle le changement a été décidé ;
- l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social ;
- les références de l’immatriculation de la société (numéro SIREN, RCS, etc.).
Les statuts modifiés doivent être signés par le représentant légal de la société ou par un mandataire spécialement désigné à cet effet.
Quatrième étape : publier une annonce légale
Le changement du siège social doit être publié dans un journal habilité à recevoir des annonces légales (JAL) dans le département où se situe le nouveau siège social. Cette publication doit contenir les informations suivantes :
- la dénomination sociale de la société ;
- la forme juridique (SA, SARL, SAS, etc.) ;
- le capital social ;
- l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social ;
- les références de l’immatriculation de la société (numéro SIREN, RCS, etc.).
Il est à noter que cette formalité a un coût qui varie en fonction du JAL choisi et du nombre de lignes de l’annonce.
Cinquième étape : déposer un dossier au greffe du tribunal de commerce
Enfin, le changement du siège social doit être déclaré au greffe du tribunal de commerce compétent. Le dossier à déposer comprend :
- un exemplaire original de l’acte constatant la modification des statuts, signé et certifié conforme par le représentant légal ou son mandataire ;
- un exemplaire original des statuts modifiés, signé et certifié conforme par le représentant légal ou son mandataire ;
- un formulaire M2 dûment complété et signé (ou un formulaire M3 pour les SA) ;
- une attestation de publication de l’annonce légale ;
- un justificatif de jouissance du nouveau local où est fixé le siège social (bail commercial, attestation de domiciliation, etc.) ;
- le règlement des frais de greffe.
Le greffe procède alors à la mise à jour du registre du commerce et des sociétés (RCS) et délivre un extrait Kbis attestant du changement du siège social.
En somme, changer le siège social d’une société est une opération qui nécessite de respecter un certain nombre de formalités légales. Il convient donc de bien se renseigner sur les démarches à suivre et de prévoir les coûts associés. N’hésitez pas à consulter un avocat spécialisé en droit des sociétés pour vous accompagner dans cette démarche importante pour la vie de votre entreprise.
